התוכנה "בקלות כפולה" מכילה מספר תוכנות עזר. מטרתם של תוכנות אלו בעיקר תחזוקה של נתוני המערכת על ידי ביצוע של פעולות גיבוי, שיחזור וכיו"ב. ברם, מספר תוכנות עזר חורגות מן התחום הצר של ניהול עסקי ומהוות תת מערכות בפני עצמן. נפרט אותן בהמשך.
תוכנות העזר של המערכת הנן.
גיבוי ושיחזור קבצים.
תוכנת הגיבוי מאפשרת גיבוי של קבצי המערכת. התוכנה מאפשרת ביצוע גיבוי לדיסקטים, דיסקים חיצונים וכיו"ב. מומלץ מאד להפעיל תוכנה זו לעיתים קרובות על מנת לשמר את הנתונים במקרה של אובדן.
קליטת קבצים.
המערכת מאפשרת קליטה של קבצים חיצוניים. קבצים אלא יכולים להיות קבצים שנוצרו על ידי התוכנה "בקלות כפולה", במקרה זה הקליטה הנה ישירה, או קבצים שנוצרו על ידי תוכנה אחרת. מבנה הקובץ הנקלט יכול להיות גמיש מכיוון שהנו ניתן להגדרה על ידי התוכנה. הקובץ יכול להיות במבנה ASCII, אקסל וכד. הקבצים שיכולה המערכת לקלוט הנם : אינדקס חשבונות, קטלוג פריטים, פקודות יומן, פקודות מלאי, תנועות קופה, תנועות מסמכים (הזמנות).
יצוא קבצים
המערכת יודעת לייצא קבצים למטרות שונות. לפני שנפרט אלו קבצים יודעת המערכת להפיק, יש לציין שכל דו"ח אשר מופק על ידי המערכת יכול להיות מופק גם לקובץ אקסל או להישלח מיידית בדואר אלקטרוני.
המערכת מפיקה קבצי ASCII של אינדקס החשבונות, קטלוג פריטים, תנועות הנהלת חשבונות, תנועות מלאי, תנועות קופה. גם מבנה קבצים אלו הנו גמיש וניתן להגדרה על ידי המשתמש. בנוסף, מפיקה המערכת קבצים במבנה קבוע. קבצים אלו נדרשים על ידי שלטונות המס ומוסדות שונים. יכולת הפקה של חלק מן הקבצים הנ"ל חיונית על מנת לרשום את התוכנה אצל שלטונות המס. הקבצים אותם מפיקה התוכנה הנם:
ניהול עמדות מכירה
מודול ניהול עמדות מכירה בא להחליף את הקופות הרושמות בעסקים בהם יש תנועה רבה של לקוחות. ניתן לחלק את המודול לשניים: תוכנית הפעלת העמדה ותוכנית המשרד האחורי שתפקידה לנהל ולבקר את הנעשה בעמדות המכירה.
עמדות המכירה יכולות לעבוד עם מבצעים שונים, הנחות ובונוסים. ניתן להגביל כל עמדת מכירה בפעולות שהיא מורשית לעשות. למשל, מתן הנחה גדולה מאחוז מסוים, מתן עודף מתשלום בשיק וכיו"ב. אפשרויות אלו ניתנות לביצוע רק בעת הקלדת סיסמת מנהל אשר לו הרשאה לבצע פעולות אלו. ניתן לקלוט לקוחות ממועדון לקוחות באמצעות כרטיסים מגנטיים וכנ"ל גם עובדים.
כאמור, למשרד האחורי שליטה מוחלטת על הנעשה בעמדות, אישור לביצוע פעולה בעמדה ניתן לבצע מן המשרד האחורי ללא צורך להיות נוכח פיזית ליד העמדה. ניתן לדעת בכל רגע נתון את מצב המכירות והתקבולים בעל עמדה.
את העמדות ניתן לחבר למגוון של אמצעי חומרה כגון: קורא כרטיסים מגנטיים לקליטת כרטיסי אשראי, לקוחות ועובדים. מגירת כסף, מדפסת צרה להפקה מהירה של סרטי הדפסה, קוראי ברקוד להנפקה מהירה של פריטים ועוד.
הפקת קבצים לתקשורת עם מס"ב
התוכנה מאפשרת הפקת קבצים לתקשורת עם מס"ב. קבצים אלו הנם משני סוגים.
דיוור ישיר.
מערכת דיוור ישיר נותנת מענה לצרכים של מעקב אחר הלקוחות (CRM). ניתן לפלח את הלקוחות על פי מספר רב של פרמטרים אשר נקבעים להם. פרמטרים אלו כוללים 3 שדות תאריך, 3 שדות הערות ועוד 9 שדות של פרמטרים הניתנים להגדרה על ידי המשתמש ואשר כוללים כל אחד 99 סעיפים הניתנים להגדרה.
לאחר הגדרת חתך מסוים של לקוחות, התוכנה שולפת את רשימת הלקוחות. בשלב זה אנו יכולים לשלוח במרוכז לכל הלקוחות ברשימה הודעות SMS, הודעות דואר אלקטרוני, פקסים או הדפסת מכתבים, כאשר ניתן להעביר את פרטי הלקוח לגוף המכתב. המערכת מנהלת מעקב אחר כל ההודעות ודברי הדואר שאנו שולחים ללקוחות וניתן להפיק דו"ח המראה נתונים אלו.
בנוסף, מאפשרת התוכנה רישום ומעקב אחר פניות של לקוחות. כל פניה של לקוח נרשמת ומסווגת על פי אפיה, כנ"ל גם הטיפול שניתן לפניית הלקוח ומצב הפניה. גם כאן ניתן להפיק דו"ח העוקב אחר פניות אלו.
כרטיסי עבודה.
המערכת מאפשרת הפקת כרטיסי עבודה בדומה לכרטיסי העבודה אשר מופקים למכוניות במוסך. כותרות הכרטיסים מוגדרות על ידי המשתמש כך שהתכנה יכולה להפיק כרטיסי עבודה למגוון רב של שימושים כגון מוסכים, מעבדות תיקון וכיו"ב. התוכנה מאפשרת בנייה של אינדקס כלים/מכוניות. לאחר בניית האינדקס ניתן להפיק כרטיס עבודה לכלי אשר בו אנו מטפלים. בכרטיס ניתן לציין את העבודות והחומרים אשר בוצעו וכן את העובד אשר ביצע את העבודה.
עם סיום העבודה, הכרטיס נסגר ישירות על ידי חשבונית או תעודת משלוח. כל תוכן הכרטיס נרשם בכרטיס הכלי, כך שניתן לקבל היסטוריה של עבודות וטיפולים אשר בוצעו בכלי בעבר.