"בקלות כפולה"

מערכת המלאי כולל מספר תוכנות אשר מאפשרות עדכון ובקרה על הפריטים, כמותם מחיריהם ומעקב אחר תנועות הפריט.

סעיף זה מאפשר את הקמת קטלוג הפריטים. בזמן הקמת פריט ניתן לציין לו מספר ברקוד ומספר קטלוגי. כמו כן ניתן לציין באם פריט מסוים כולל במחירו מע"מ או לאו, ניתן לציין מחירי מבצעים, מחירים לכמויות ופריטי בונוס בקניה מעל כמות מסוימת.

לכל פריט ניתן לצרף תמונה אותה ניתן להדפיס מאוחר יותר בחשבונית או בתעודת המשלוח. במידה וקונים את הפריט ממספר ספקים, המערכת שומרת את מחיר העלות של כל ספק ומאפשר ביצוע השוואה בין מחירי הספקים השונים.

ניתן לקבוע בצורה אוטומטית שמחיר המכירה יהיה אחוז מסוים ממחיר העלות (אחוז רווח). ניתן לקבוע שפריטים מסוימים אסורים למכירה ללקוחות שונים. ניתן לקבוע לכל פריט מספר חליפי אשר יופיע בחשבונית בזמן מכירה ללקוח מסוים. לדוגמא כאשר מוכרים לרשת שיווק, הרשת דורשת את המספר הקטלוגי שלה ולא של המשתמש. הטבלה תתרגם אוטומטית את המספר הקטלוגי הדרוש.

המערכת מאפשרת הפקת קבצי ASCII לרשתות השיווק (קבצי 100). קבצים אלו מופקים על פי חשבוניות ריכוז המופקים בסוף כל חודש לכלל תעודות המשלוח שיצאו במשך החודש. כמו כן יודעת התוכנה להפיק קבצי תעודות משלוח כפי שנדרש ע"י תוכנת Store Next, לצורך עבודה עם רשת השופרסל.

סעיף זה מאפשר טיפול בתנועות מלאי. טיפול בתנועות מלאי נחוץ כאשר לא מפיקים תעודות באמצעות המערכת או כאשר לא קולטים את תעודות הספקים. במקרה זה נחוץ לעדכן את המלאי באמצעות הזנת תנועות ידניות. במידה ומפיקים מסמכים אלו, אין צורך בקליטה ידנית של תנועות מלאי.

תנועות המלאי כוללות גם סעיף של ספירת מלאי. עם תחילת העבודה ובסוף כל שנה, יש לבצע ספירת מלאי ולעדכן את טופס ספירת המלאי שנוצר על ידי המחשב, זאת, על מנת להתאים את הרישום במחשב לכמות המציאותית. (בד"כ נוצרים הבדלים עקב אובדן, שבר טעויות וכד').

תנועות המלאי מאפשרות גם מעקב אחר פריטים בעלי מספרים סידוריים. ניתן לראות אלו מספרים סידוריים של פריט מסוים קיימים במלאי ואילו נמכרו ומתי.

מחירוני הלקוחות מאפשרים קביעת רמות מחירים שונות ללקוחות קבועים ולקוחות מזדמנים. המערכת יכולה להכיל עד 99 מחירונים כלליים אותם ניתן לשייך לקבוצת לקוחות מסוימת. ניתן גם ליצור מחירון אשר ישויך ללקוח בודד, כך שלכל לקוח יכול להיות מחירון ייחודי משלו. המחירון יכול לקבוע שהמחיר יבוסס על מחירי הפריטים בקטלוג ואחוז הנחה מסוים, או מחיר פיקס ללא תלות במחיר הקטלוגי של הפריט.

ניתן להעתיק מחירון למחירון תוך שינוי קבוצה של פריטים על מנת לחסוך הקמה של מחירונים מן היסוד. ניתן לשנות שינוי גורף מחירון מסוים על ידי שינוי אחוזי ההנחה וכיו"ב.

מחירוני הספקים משמשים כמקום אחסון זמני למחירים של ספקים עבור פריטים שאינם קיימים אצלנו במלאי. (במקום לשמור קטלוגים של הספק). באם הספק מאפשר זאת, ניתן לקלוט ממנו קובץ של מחירון ישר לתוך המערכת מבלי הצורך בהקלדת המחירון. במידה ואנו רוכשים פריט מן הספק, ניתן על ידי לחיצת מקש, להעביר את הפריט ממחירון הספק לקטלוג שלנו.

ניתן להעביר פריטים ממחסן למחסן באמצעות שובר העברה בין מחסנים. בצורה זו ניתן לדעת כמויות פריטים בסניף ראשי וסניפים מרוחקים למשל. ניתן להדפיס דו"ח מצאי במחסנים.

סעיף זה מאפשר ניהול של פריטים המיוצרים על ידנו. יש לבנות עץ מוצר המגדיר את החומרים והעבודות אשר מהן מורכב המוצר. הן המוצר המוגמר והן חמרי הגלם חייבים להיות פריטים בקטלוג הפריטים.

לאחר בניית עץ המוצר ניתן להפיק דוחות שונים המבוססים עליו:.

• דו"ח שימושים – מראה באילו מוצרים משתמשים באילו חומרי גלם אם חומר גלם מסוים, אילו מוצרים עושים בו שימוש.

• דו"ח תמחיר מוצרים – מחשב את עלות המוצר המוגמר על פי חמרי הגלם, העבודות וההעמסות כפי שהוגדרו בעץ המוצר.

• דו"ח תכנון חמרים. – מראה לאילו חמרים וכמויות נזדקק במידה ונרצה ליצר כמות של מוצר מסוים

• פקודות יצור.

  אלו הן הוראות למערכת על התחלת וסיום יצור. כאשר מייצרים מוצר מסוים, המערכת יוצרת תנועות מלאי המורידות את הכמויות הדרושות ליצור המוצר מחומרי הגלם, ועם סיום היצור, מכניסות את הפריטים המוגמרים למלאי. בזמן היצור, חומרי הגלם מופיעים בסטאטוס של חומרים משוריינים, על מנת שנדע שאי אפשר להשתמש בהם למטרות אחרות.

תוכנת המלאי כוללת מספר רב של דוחות המאפשרים מעקב ובקרה שעל המלאי. חלקם הם:

• מחוללי דוחות לאינדקס ולתנועות – מאפשרים למשתמש להפיק דוחות על פי רצונו במגוון של חתכים ושדות.

• הדפסת כרטסת פריטים – ניתן להדפיס כרטסת מלאי לפריטים, כל פריט ותנועותיו, או כרטסת פריטים על פי לקוחות, כך שניתן לראות את תנועות הקניה או המכירה של לקוח/ספק מסוים.

• מכירות חודשיות ללקוחות – דו"ח מפולח על פי חדשים.

• מכירות ללקוח על פי נפח קניות, הדו"ח ממוין על פי נפח הקניות של הלקוחות.

• דוחות נוספים הנם: ערך מלאי, מכירות וקניות, דו"ח השוואתי חדשי, רווחיות פריטים, רווחיות תעודות,מכירות בקונסיגנציה, תמלוגים למכירות, הזמנות פתוחות לקוחות וספקים, מחירוני סוכנים, השוואה בין מחירוני ספקים, שינוי מחירי מכירה וקניה, מכירות וקניות על פי סוכנים, יתרות מלאי לתאריך ומלאי מת, המלצה להזמנה ועוד דוחות שונים.