גפני מוצרי תוכנה בע"מ

נושא : פתיחת שנה חדשה

מעבר משנה לשנה.
ניתן לעבור משנת כספים אחת לשניה בשני דרכים:
א. כאשר נמצאים בתפריט הראשי, יש ללחוץ על החץ הימני בתחתית המסך ולבחור את שנת הכספים הרצויה.
ב. בכניסה לתכנה, יש לשנות את תאריך המערכת לשנת הכספים הרצויה.

פתיחת אינדקס החשבונות.
התכנית מאפשרת למשתמש העברה אוטומטית של אינדקס החשבונות לשנה החדשה. פתיחת האינדקס לשנה החדשה מתבצעת כאשר אנו נמצאים בשנת הכספים.
התכנית חייבת להימצא בשנת הכספים הנוכחית. לדוגמא: (2002). ע"מ לפתוח אינדקס לשנת 2003 וכו'. פתיחת אינדקס החשבונות מתבצעת מתכניות שרות, בסעיף פתיחת שנה חדשה, בחר בפתיחת אינדקס החשבונות. יש לציין את טווח הכרטיסים אותם רוצים להעביר, באם לא רוצים להעביר את כל האינדקס. לאחר פתיחת האינדקס, יש לעבור לשנת הכספים החדשה ולבדוק את האינדקס החדש. אינדקס זה יהיה אינדקס ריק (ללא יתרות). באם ברצוננו לבטל כרטיסים באינדקס אשר היו קיימים בשנה הקודמת ואין לנו צורך בהם השנה, זה הזמן לעשות זאת.

עדכון טבלאות התכנית.
כאשר נמצאים בשנת הכספים החדשה, יש לבדוק באם הגדרות הכרטיסים הקבועים אמנם מתאימות למבנה האינדקס החדש. יש להגדיר את מספרי המסמכים.
כאשר פותחים שנה חדשה, כל מספרי המסמכים מתאפסים. יש להגדיר את המונים הראשוניים של כל מסמך ומסמך. במידה וישנם שינויים נוספים (כגון שינוי אחוז מע"מ וכו'), יש לעדכן שינויים אלו בטבלה המתאימה.

העברת יתרות פתיחה.
ניתן להעביר יתרות פתיחה מן השנה הנוכחית לשנה החדשה. את היתרות ניתן להעביר בשלושה דרכים.
א. יתרות פתיחה בסכום אחד.
ב. את כל התנועות של החשבונות הפתוחים.
ג. את כל התנועות המתואמות.

 להעברת יתרות הפתיחה מספר מגבלות והן:

 א. לכל כרטיס ניתן להעביר יתרת פתיחה פעם אחת בלבד. באם לכרטיס מסוים (בשנה החדשה) יש כבר יתרת פתיחה, לא ניתן לבצע לו העברה אוטומטית של יתרות הפתיחה. (ניתן לאפס את יתרת הפתיחה של כרטיס מסוים ע"י פקודת יומן).

 ב. ניתן להעביר חשבונות פתוחים או תנועות בלתי מתואמות רק באם יתרת התנועות הפתוחות זהה בדיוק ליתרת הכרטיס.

 ג. באם מעבירים תנועות לא מתואמות, יש לשים לב שמבצעים זאת רק לגבי כרטיסים להם בוצעה התאמת כרטיסים. באם נבצע העברת תנועות לכרטיס אחר, יעברו כל תנועות הכרטיס (מכיוון שאינם מתואמות) לשנה החדשה, דבר שיבזבז נפח דיסק ויסרבל ויאט את פעולת התכנית. (שים לב - הכוונה להתאמת כרטיסים ולא להתאמת בנקים).

 ד. כל התנועות של יתרות הפתיחה שיווצרו, ירשמו כמנה 9999 וניתן לראותם במחולל הדוחות של הנהלת החשבונות. ה. המערכת אינה מעבירה תנועות של כרטיסים המוגדרים ככרטיסי רווח והפסד (הכנסות והוצאות).

 את יתרות הפתיחה יש לבצע מתכניות שרות, פתיחת שנה חדשה. בחר סעיף של העברת יתרות פתיחה. בחר את שיטת ההעברה הרצויה (יתרות בלבד, חשבונות פתוחים או תנועות לא מתואמות). יש לציין את טווח הכרטיסים להם רוצים לבצע העברה. באם מבצעים העברה של תנועות, יש לעשות זאת בזהירות ורצוי אפילו לבצע זאת על כרטיסים בודדים בכל פעם. יש לציין מספר כרטיס איזון. כרטיס זה חייב להיות קיים באינדקס של השנה החדשה. לכרטיס זה תיווצר תנועה המאזנת את יתרות הפתיחה. לאחר סיום העברת יתרות הפתיחה, יש לעבור לשנת הכספים החדשה ולבדוק את התנועות שעברו.

העברת מסמכים פתוחים.
ניתן להעביר מסמכים (חשבוניות, ת. משלוח וכו'). משנה לשנה. רצוי להעביר מסמכים אשר הנם חיוניים להמשך העבודה בשנה החדשה כגון תעודות משלוח פתוחות או הצעות מחיר. לא רצוי להעביר מסמכים כגון חשבוניות.
הערה: בהעברת מסמכים, הכוונה הנה למסמכים הפיזיים עצמם. חשבוניות פתוחות עוברות לשנה החדשה ע"י העברת יתרות פתיחה.
כאשר מעבירים מסמכים, יש לבחור את המסמך הראשון אותו רוצים להעביר. כל המסמכים ממסמך זה ואילך יועברו לשנה החדשה. (גם אם הם סגורים כבר). זאת, מכיוון שהמסמכים בקובץ חייבים להיות ברצף מספרי.

 כאשר מעבירים מסמכים יש לשים לב לנקודות הבאות.
א. ניתן להעביר את המסמכים רק באם טרם הופק מסמך בשנה החדשה.

 ב. באם מעבירים מסמכים, המסמך הראשון בשנה החדשה יהיה המשך של המסמך האחרון (מספר אחד מעליו). לכן, חשוב לבצע את ההעברה רק כאשר מסיימים את העבודה בשנה הקודמת, אחרת תיווצר כפילות במסמכים שיופקו בסוף השנה הקודמת ותחילת השנה הנוכחית.

 ג. מסמכים תופסים מקום רב בדיסק. אל תעביר מסמכים משנה לשנה אלא רק אם הדבר הכרחי. העברת מסמכים פתוחים מתבצעת מתכניות שרות, פתיחת שנה חדשה. בחר את סעיף העברת מסמכים פתוחים. בחר את סוג המסמך שברצונך להעביר ובחר את המסמך הראשון ממנו יש להתחיל לבצע את ההעברה. כאמור, למרות שם הסעיף, ?העברת מסמכים פתוחים), יעברו כל המסמכים מהמסמך שבחרת ואילך לשנה החדשה, זאת, מכיוון שיש צורך לשמור על רציפות מספרי המסמכים. 

העברת שקים בקופה.
ניתן להעביר את השקים הנמצאים בקופה לשנה החדשה. שים לב - העברת השקים מבצעת את ההעברה הפיזית מהקופה של השנה הנוכחית לקופה של השנה החדשה. ההעברה אינה משנה את יתרת הפתיחה של כרטיס הקופה. יש לעדכן יתרה זו ע"י תכנית העברת יתרות פתיחה.

 את העברת השקים מבצעים מתכנית ניהול קופה (בתכנית ניהול לקוחות). יש לבחור את הסעיף העברה לשנה חדשה. ניתן להעביר שקים לשנה החדשה רק כאשר תאריך המערכת הנו 31 לדצמבר זאת, ע"מ למנוע בטעות העברה של שקים אשר יש להפקידם בשנה הנוכחית.

מלאי.
המלאי במערכת הנו רב שנתי ואין צורך לנקוט שום פעולה מיוחדת לפתיחת שנה. אולם, באם ממשיכים לעבוד בשנת הכספים הקודמת והנוכחית בו זמנית, הרי שתנועות המלאי שיווצרו בשנה הקודמת לא יופיעו בשנה הנוכחית. במקרה כזה, כאשר מסיימים את העבודה הקשורה למלאי בשנה הקודמת, יש להריץ את התכנית "תאום מלאי/לקוחות בתחילת שנה" אשר נמצאת בתכנית שיחזור בסיס הנתונים בתכניות שרות.